Workflow Studio no ServiceNow: Transformando Processos em Eficiência

8 min readAug 20, 2024

O Workflow Studio é a Revolução na Automação de Processos no ServiceNow

Nos dias de hoje, empresas estão sempre em busca de formas de otimizar operações e aumentar a eficiência, reduzir custos. No contexto dessa demanda, o Workflow Studio do ServiceNow se apresenta como uma ferramenta revolucionária, permitindo que as organizações automatizem seus processos de maneira intuitiva e eficaz.

O que é o Workflow Studio?

O Workflow Studio é uma interface visual que possibilita o design e a implementação de fluxos de trabalho complexos com facilidade. Ao oferecer uma abordagem drag-and-drop (arrastar e soltar), o Workflow Studio elimina a necessidade de conhecimentos avançados em programação, permitindo que até mesmo os usuários menos técnicos possam criar soluções personalizadas para suas necessidades.

Principais Recursos

Interface Intuitiva: A interface do Workflow Studio é amigável, permitindo que os usuários arrastem elementos e conectem ações de forma simples, facilitando a criação de fluxos de trabalho sem complicações.
Integração com Diversos Serviços: O Workflow Studio se integra perfeitamente com uma variedade de serviços dentro do ServiceNow, além de permitir a conexão com sistemas externos, proporcionando uma automação mais abrangente.
Acompanhamento em Tempo Real: Os usuários podem monitorar o progresso dos seus fluxos de trabalho em tempo real, possibilitando ajustes e otimizações conforme necessário.
Templates Personalizáveis: Para otimizar o tempo de desenvolvimento, o Workflow Studio oferece diversos templates prontos que podem ser personalizados, permitindo que as empresas comecem a automatizar processos rapidamente.

Benefícios do Workflow Studio

A utilização do Workflow Studio traz uma série de benefícios para as organizações:

Aumento da Eficiência: A automação de processos rotineiros reduz erros humanos e libera a equipe para se concentrar em tarefas mais estratégicas.
Melhoria na Comunicação: Os fluxos de trabalho bem definidos promovem uma melhor comunicação entre departamentos, garantindo que todos estejam na mesma página.
Agilidade na Resolução de Problemas: Com a capacidade de monitorar e ajustar fluxos de trabalho em tempo real, as equipes podem identificar e resolver problemas rapidamente, evitando interrupções nas operações.
Escalabilidade: À medida que a organização cresce, o Workflow Studio permite que novos fluxos de trabalho sejam facilmente integrados, adaptando-se às necessidades em constante mudança.

Casos de Uso

Exemplos práticos incluem a automação de processos de aprovação, gestão de incidentes e solicitações de serviços. Um cliente, por exemplo, automatizou seu processo de solicitação de TI, envolvendo múltiplas etapas entre equipes de suporte. O resultado foi uma redução significativa no tempo de resposta e um aumento na satisfação do usuário final.

A. Gerenciamento de Incidentes: Automatização do processo de criação, atribuição e resolução de incidentes. Isso pode incluir fluxos de trabalho para notificar as equipes de suporte, escalonar problemas não resolvidos e garantir que os usuários sejam atualizados sobre o status de seus incidentes.

B. Solicitação de Serviços de TI: Simplificação do processo de solicitação de serviços, como acesso a sistemas, software ou hardware. Fluxos de trabalho podem ser criados para aprovações automatizadas, provisionamento de serviços e notificação de usuários.

C.Gerenciamento de Mudanças: Automação do ciclo de vida de mudanças, desde a solicitação até a implementação. Isso pode incluir a criação de fluxos que lidam com aprovações, testes e revisões pós-implementação, garantindo que as mudanças sejam gerenciadas de forma controlada e eficiente.

D. Onboarding de Funcionários: Processo de integração de novos funcionários, envolvendo tarefas como a configuração de equipamentos, criação de contas de usuário e treinamento. O Workflow Studio pode ajudar a coordenar essas atividades entre diferentes equipes.

E. Gerenciamento de Problemas: Automatização da identificação e classificação de problemas com base nos incidentes registrados. Os fluxos podem incluir a criação de tickets de problema e a coordenação de análises de causa raiz.

F.Aprovações Multinível: Implementação de processos de aprovação que exigem várias etapas e verificações, como solicitações de despesas ou compras, garantindo que todas as partes relevantes aprovem antes da execução.

G.Notificações e Alertas: Criação de fluxos de trabalho que enviam notificações automáticas para equipes ou indivíduos com base em eventos específicos, como a atualização de tickets ou novos incidents.

H.Relatórios e Análises: Automação da geração de relatórios e análises a partir de dados em tempo real. Isso pode incluir o envio de relatórios de desempenho para as partes interessadas ou acompanhamento de KPIs.

I.Gerenciamento de Ativos: Automação do ciclo de vida do gerenciamento de ativos, incluindo a detecção, o rastreamento e a manutenção de equipamentos e software, assegurando que os ativos estejam sempre atualizados.

J. Integração com Outros Sistemas: Fluxos de trabalho que integram ServiceNow com outras aplicações empresariais, como ERPs ou CRMs, para garantir um fluxo contínuo de informações entre sistemas.

Conclusão

O Workflow Studio do ServiceNow é uma ferramenta poderosa para as organizações que buscam minimizar a complexidade de seus processos internos. Ao permitir uma automação eficiente e um monitoramento em tempo real, o Workflow Studio não só melhora a eficiência operacional, mas também prepara as empresas para o futuro da automação.

Com a evolução constante das necessidades de negócios, ferramentas como o Workflow Studio são essenciais para garantir que as organizações permaneçam competitivas e adaptáveis. Ao aproveitar o potencial dessa ferramenta, as empresas podem não apenas otimizar seus processos, mas também transformar seus modelos de operação.

Como acesar o Workflow Studio?

>> All > Process Automation > Workflow Studio

Após irá abrir a interface do workflow studio

Página inicial: Use a página inicial do para criar e exibir fluxos de trabalho. Você pode ver uma lista de fluxos de trabalho por tipo, uma lista dos fluxos de trabalho nos quais você trabalhou pela última vez, uma lista de atualizações de fluxo de trabalho recentes e uma lista de recursos de informações.
Tipos de fluxo de trabalho: Selecione um tipo de fluxo de trabalho para ver uma lista de itens disponíveis que você pode editar. As opções incluem playbooks, fluxos, subfluxos, ações, ações de fluxo de dados e tabelas de decisão.
Criar um fluxo de trabalho: Selecione um componente de fluxo de trabalho para criar. As opções incluem playbooks, fluxos, subfluxos, ações, ações de fluxo de dados e tabelas de decisão.
Lista de fluxo de trabalho atual: Consulte a lista de itens de fluxo de trabalho disponíveis para edição. Cada lista mostra o número total de itens de fluxo de trabalho disponíveis, um conjunto de controles de lista e uma linha de lista separada para cada item de fluxo de trabalho. As opções de lista incluem atualizar lista, listar ações, copiar URL, mostrar painel de filtros e excluir.
Continue de onde parou: Veja a lista de itens de fluxo de trabalho nos quais o usuário atual trabalhou pela última vez. Retome rapidamente o trabalho em um item de fluxo de trabalho.
Atualizações mais recentes: Veja a lista de itens de fluxo de trabalho que foram adicionados ou atualizados mais recentemente. Veja quem trabalhou em um item e quando as atualizações foram feitas.
Recursos: Saiba mais sobre Workflow Studio e suas aplicações de fluxo de trabalho relacionadas. Os recursos incluem links para a documentação do produto, ServiceNow vídeos, o site da comunidade ServiceNow, o site do Centro de excelência e o Portal do desenvolvedor.

8. Operações: Use a página de operações para ver detalhes de execução por tipo de fluxo de trabalho.

9. Tipos de detalhes de execução: Selecione um tipo de fluxo de trabalho para ver os detalhes de execução disponíveis. As opções incluem playbooks e fluxos.

10. Gráficos: Selecione um tipo de fluxo de trabalho para ver gráficos operacionais, como playbooks mais executados e execuções de playbook por estado.

O que é o Workflow Studio?

O Workflow Studio é uma ferramenta de criação de fluxos de trabalho no ServiceNow que permite aos usuários construir, personalizar e gerenciar processos automatizados de forma visual.

Como começar a usar o Workflow Studio?

Para começar, você pode acessar o Workflow Studio através do menu de navegação do ServiceNow e criar um novo fluxo de trabalho selecionando a opção correspondente.

>> Process Automation > Workflow Studio

Quais elementos podem ser usados em um fluxo de trabalho?

O Workflow Studio oferece uma variedade de elementos, como atividades, condições, eventos e tarefas de aprovação, que podem ser arrastados e soltos para construir fluxos de trabalho complexos.

É possível testar um fluxo de trabalho antes de publicá-lo?

Sim, o Workflow Studio permite que você teste o fluxo de trabalho em um ambiente de desenvolvimento antes de publicá-lo, garantindo que tudo funcione conforme o esperado.

Como gerenciar e monitorar fluxos de trabalho ativos?

Você pode usar o módulo “Workflow Studio” para visualizar e monitorar o progresso e o status dos fluxos de trabalho ativos no ServiceNow.

É possível integrar o Workflow Studio com outros aplicativos?

Sim, o Workflow Studio pode ser integrado a outros aplicativos e serviços por meio de atividades de integração, permitindo que você conecta diferentes sistemas facilmente.

Quais são as melhores práticas para criar fluxos de trabalho?

Algumas melhores práticas incluem manter a estrutura do fluxo de trabalho simples, documentar cada etapa, utilizar nomes descritivos para elementos e testar frequentemente.

Como lidar com erros em um fluxo de trabalho?

O Workflow Studio possui recursos de depuração que permitem identificar e corrigir erros. Além disso, você pode configurar notificações para ser avisado quando um erro ocorrer.

O que é um fluxo?

Um fluxo… (simples mas é isso!)

Automatiza a lógica de negócios para um aplicativo ou processo.

É uma sequência automatizada de ações executada sempre que uma condição é atendida.

É repetível. Executa o mesmo processo predefinido sempre que é executado.

Quais são exemplos e automação?

Aprovação: Autorização de tarefas antes do início do trabalho.

Tarefas: Unidade de trabalho atribuída a um grupo ou usuário.

Notificações: Mantenha os usuários informados sobre os eventos da plataforma.

Integrações: Integre com outras aplicações.

Treinamentos:

Flow Designer Fundamentals (NowLearning)