La importancia de la función de “delegado” en ServiceNow para la continuidad operativa
La importancia de la función de “delegado” en ServiceNow para la continuidad operativa
En el dinámico entorno de TI actual, la continuidad operativa es crucial para garantizar que los procesos de negocio fluyan sin interrupciones. ServiceNow, una plataforma líder en gestión de servicios, ofrece una poderosa funcionalidad llamada “Delegar”, que juega un papel esencial en este contexto. En este artículo, exploraré la importancia de la función “Delegar” en ServiceNow y cómo se puede utilizar para mantener la eficiencia operativa, incluso durante la ausencia de usuarios clave.
¿Qué es la Función “Delegar”?
La función “Delegar” en ServiceNow permite a un usuario transferir sus responsabilidades y tareas a otro usuario durante un período específico. Esta funcionalidad es particularmente útil en situaciones en las que el titular del rol estará ausente, ya sea por vacaciones, baja por enfermedad u otros motivos. La delegación garantiza que las tareas críticas no queden pendientes y que los procesos continúen ejecutándose según lo planeado.
Beneficios de la función “Delegar”
Continuidad del proceso: La principal ventaja de la delegación es el mantenimiento de la continuidad operativa. Tareas como la aprobación de solicitudes de cambio, la gestión de incidentes y otras actividades importantes se pueden transferir a un delegado, lo que garantiza que no se pase por alto ninguna responsabilidad.
Flexibilidad y agilidad: la delegación proporciona flexibilidad a los gerentes y profesionales de TI. En lugar de interrumpir los procesos debido a la ausencia de un miembro del equipo, las tareas se pueden reasignar rápidamente a otra persona competente.
Gestión del tiempo mejorada: al utilizar la función “Delegar”, los gerentes pueden planificar sus ausencias con tranquilidad, sabiendo que sus responsabilidades serán administradas por alguien en quien confían. Esto mejora la gestión del tiempo y reduce el estrés asociado a los periodos de ausencia.
Cómo configurar la delegación en ServiceNow
Configurar la delegación en ServiceNow es un proceso simple y directo:
- Acceda a la configuración de delegación: en ServiceNow, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha y seleccione “Delegación”.
- Agregar nuevo delegado: haga clic en “Nuevo” para crear una nueva entrada de delegación.
- Complete los detalles requeridos: ingrese el nombre del usuario delegado y el período de tiempo durante el cual la delegación será válida.
- Guardar configuración: guarde la configuración para habilitar la delegación.
User menu ->click on Profile -> Check related list — Delegate->User
Ejemplo práctico
Imagine que un gerente de operaciones de TI estará ausente durante dos semanas debido a vacaciones. Durante este tiempo, designa un delegado para aprobar cualquier solicitud de cambio que pueda surgir. El delegado, debidamente notificado, podrá aprobar o rechazar estas solicitudes, asegurando que los proyectos y procesos de cambio no se retrasen.
A continuación se muestran los campos que puede ver en el formulario de Delegado:
User/Usuario: se completará automáticamente con el nombre de usuario que inició sesión. Utiliza el valor predeterminado dinámico llamado Remitente. Delegado: seleccione cualquier usuario que desee designar como su delegado. Debe seleccionar un usuario activo como su delegado.
La instancia solo delega a usuarios activos. Puede eliminar delegados de esta lista en cualquier momento.
Starts Comienza: los delegados pueden comenzar a trabajar a partir de esta fecha.
Ends Finaliza: los delegados pueden finalizar el trabajo antes de esta fecha.
Un delegado no tiene acceso a la delegación fuera de estas fechas.
Approvals Aprobaciones: al seleccionar esta casilla de verificación, puede delegar usuarios para aprobaciones. Para que el usuario pueda aprobar tareas y elementos en su nombre.
Assignments Asignaciones: el delegado puede ver y trabajar en las tareas que se le hayan asignado.
All Notifications Todas las notificaciones: el delegado recibirá una copia de todos los correos electrónicos que se le envíen, excepto aquellos marcados como Invitación a reunión.
Note Nota: Si la casilla de verificación Aprobaciones está seleccionada pero todas las notificaciones no están seleccionadas, el delegado no recibirá aprobaciones. Puede utilizar la casilla de verificación Excluir delegados en la pestaña Quién recibirá en el formulario de Notificación si no desea enviar correos electrónicos importantes al delegado.
Invitaciones a reuniones: el delegado recibe una copia de las notificaciones por correo electrónico de invitación a reuniones enviadas.
Mejora: creé una notificación en la tabla sys_user_delegate para notificar al delegado cada vez que un usuario lo agrega como delegado.
Conclusión
La función “Delegar” de ServiceNow es una herramienta indispensable para cualquier organización que busque mantener la continuidad operativa y la eficiencia de los procesos, incluso ante ausencias temporales de miembros clave del equipo. Al utilizar esta funcionalidad, las empresas pueden garantizar que todas las responsabilidades se gestionen de forma eficaz, minimizando los riesgos y manteniendo la productividad.
La delegación, cuando está bien implementada, no sólo protege la integridad de los procesos de TI sino que también promueve una cultura de responsabilidad y responsabilidad compartida.
