Conformidad de Software en ServiceNow

La conformidad de software es un aspecto crucial para las organizaciones que desean garantizar que están utilizando sus soluciones de TI de manera legal y eficiente. En el contexto de la plataforma ServiceNow, la conformidad de software se refiere a la alineación con las políticas de licenciamiento y regulaciones que gobiernan el uso de software dentro de la infraestructura de TI de la organización.

1. Importancia de la Conformidad de Software

Mantener la conformidad de software no es solo una cuestión legal; también es fundamental para la salud financiera y la reputación de la organización. La conformidad adecuada ayuda a evitar multas y penalizaciones asociadas a prácticas de licenciamiento inadecuadas. Además, garantiza que la organización tenga un control adecuado sobre los activos de software, maximizando el retorno sobre la inversión en tecnología.

2. Funcionalidades de ServiceNow para la Conformidad de Software

ServiceNow ofrece herramientas robustas para ayudar a las organizaciones a gestionar sus activos de software y garantizar la conformidad. Algunos de los recursos incluyen:

• Gestión de Activos de Software (SAM): El módulo SAM permite que las empresas identifiquen, monitoreen y gestionen sus licencias de software de forma eficaz. Esto incluye la capacidad de rastrear el uso de software y garantizar que esté en conformidad con los contratos de licenciamiento.
• Informes Automatizados: ServiceNow permite la generación de informes que muestran el estado de conformidad del software en tiempo real, facilitando auditorías internas y externas. Los informes pueden incluir información sobre licencias adquiridas versus licencias utilizadas, ayudando a identificar posibles áreas de riesgo.
• Monitoreo Continuo: La plataforma ofrece monitoreo continuo de los activos de software, notificando a los administradores sobre cualquier cambio en el uso que pueda afectar la conformidad con las licencias.

3. Normas y Leyes Relacionadas con la Conformidad de Software

La conformidad de software es frecuentemente exigida por una serie de normas y regulaciones legales, incluyendo:

• Ley Sarbanes-Oxley (SOX): La SOX exige que las empresas implementen controles internos robustos sobre sus operaciones financieras. Esto incluye la gestión adecuada de activos de software, garantizando que las licencias estén en conformidad y que los activos estén registrados correctamente.
• FedRAMP (Federal Risk and Authorization Management Program): FedRAMP establece requisitos rigurosos de seguridad para proteger los datos de los ciudadanos y del gobierno. Para empresas que proporcionan soluciones de Software como Servicio (SaaS) u otras ofertas basadas en la nube, la conformidad con FedRAMP es esencial para garantizar que sus servicios cumplan con estos estándares de seguridad.
• Norma ISO 27001: Esta norma internacional de seguridad de la información establece requisitos para un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI), que incluye la necesidad de mantener registros y garantizar la conformidad en todos los aspectos de la tecnología, incluyendo software.
• Licenciamiento de Software: Muchas organizaciones están sujetas a leyes de licenciamiento que requieren que el uso de software esté de acuerdo con los términos de licencia establecidos por los proveedores, evitando el uso no autorizado o excesivo.

4. Mejores Prácticas para Garantizar la Conformidad

• Documentación Rigurosa: Mantener registros detallados de todas las licencias de software adquiridas y sus respectivas condiciones de uso.
• Capacitación y Concientización: Promover la concientización sobre la importancia de la conformidad de software entre todos los colaboradores y ofrecer capacitaciones regulares sobre políticas y procedimientos.
• Revisiones Regulares: Realizar revisiones periódicas del uso de software para garantizar que la organización esté en conformidad con los contratos y regulaciones en vigor.

La conformidad de software es un componente vital para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización que utiliza soluciones basadas en TI. Con las herramientas y funcionalidades ofrecidas por ServiceNow, las empresas pueden no solo garantizar la conformidad, sino también optimizar la gestión de activos de software, resultando en operaciones más eficientes y seguras. Al adoptar prácticas rigurosas de conformidad, las organizaciones pueden protegerse contra acciones legales, mejorar sus operaciones de TI y promover una cultura de uso responsable y ético de la tecnología.

Espacios de activos de software:

• Biblioteca de contenido y fechas del ciclo de vida
• Integración entre Descubrimiento y Adquisiciones (Procurement)
• Traiga su propia licencia (BYOL — Bring Your Own License)
• Performance Analytics
• Paquetes de editor
• Mecanismo de normalización
• Derechos automatizados
• Opciones de corrección
• Conexiones del Software Asset
• Integración y baja de activos
• Evaluación de la exposición de software
• Certificación FedRAMP
• Engineering License Manager
• Gestión de licencias de SaaS¹
• Soporte al proveedor de servicio gestionado (MSP)
• Detección de gastos con software
• Panel ejecutivo de gestión de activos²
• Gestión de contratos y renovaciones
• Normalización del aprendizaje automático³
• Simulador de costos de licencia y nube³

¹ Incluye conexiones de licencia SaaS e integraciones SaaS directas a proveedores.

² Requiere al menos dos productos de gestión de activos.

³ Licencia Enterprise.

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