Como Elaborar um RFP para uma Implementação de Sucesso no ServiceNow
Se você está embarcando na jornada com o ServiceNow, é provável que esteja animado (e talvez um pouco sobrecarregado) com a transformação que sua empresa está prestes a iniciar. Por esse motivo, muitas empresas optam por envolver um parceiro do ServiceNow para auxiliá-las no processo de implementação.
Isso significa que o primeiro passo em sua jornada será redigir uma Solicitação de Proposta (RFP) para determinar o melhor parceiro para suas necessidades. Então, como garantir que está escolhendo o parceiro certo? Estamos aqui para ajudá-lo a criar o melhor modelo e obter os melhores resultados em sua busca por parceiros!
Uma RFP permite reunir informações de vários fornecedores para ajudá-lo a decidir qual parceiro do ServiceNow será o mais adequado para suas necessidades de implementação — e, mais importante ainda, para sua jornada de transformação digital como um todo.
Nos últimos anos, testemunhamos RFPs evoluírem de implementações táticas do ServiceNow para esses enormes catalisadores de transformação digital. O processo de elaboração de perguntas para o RFP (e revisão das respostas potenciais dos fornecedores) não se trata apenas de encontrar um fornecedor para ajudá-lo a implementar a tecnologia. Trata-se de encontrar um parceiro que compreenda seus objetivos de negócios.
Os sete elementos essenciais para elaborar uma RFP excepcional do ServiceNow
01 Defina uma visão clara
O caminho para obter o melhor resultado na implementação do ServiceNow é começar com uma visão — não uma lista do que você deseja que um fornecedor o ajude a construir. Perguntas-chave podem incluir:
- Quais são os processos que você está realizando atualmente?
- Quais são os problemas de negócios que você está tentando resolver?
- O que está funcionando bem hoje e o que precisa ser melhorado?
- O que é essencial versus o que seria bom ter?
Ao delinear claramente o que você deseja alcançar com o ServiceNow, você obterá uma resposta mais perspicaz e consultiva em sua resposta. Lembre-se, você está buscando um fornecedor terceirizado porque eles são os especialistas no que fazem (esperamos), então ao declarar sua visão, eles podem orientá-lo nos produtos reais do ServiceNow que lhe darão o melhor resultado e evitar as típicas “armadilhas”. Por exemplo, antes de se tornar nosso cliente, uma grande empresa de seguros de saúde incluiu um mapa de visão, que continha uma declaração de visão e princípios orientadores, em sua RFP. Mesmo os consultores mais experientes relutarão em sugerir uma alternativa ao que você já propôs para si mesmo. Então, não torne seu trabalho mais difícil do que precisa ser. Defina a visão e deixe os consultores fazerem o trabalho deles.
02. Solicite um resumo executivo aos fornecedores
Na seção de resumo executivo do seu RFP, você deve solicitar aos fornecedores suas qualificações para implementar e consultar em seu projeto. Esta seção deve consistir aproximadamente em uma resposta de uma página dos parceiros do ServiceNow que estão respondendo. Esta é também a seção onde os melhores parceiros devem realmente se diferenciar. Respostas eficazes devem incluir: Requisitos-chave propostos para a solução do ServiceNow após uma profunda consideração da visão de sua empresa.
Dica: Em sua RFP, forneça um diagrama de arquitetura do que está em vigor hoje. Se você fornecer aos fornecedores em potencial como sua solução se parece antes, você obterá ideias criativas depois! Experiência do fornecedor com implementações de projetos semelhantes na indústria Tamanho, amplitude e profundidade da prática do ServiceNow Descrição do que diferencia esse fornecedor dos outros no ecossistema do ServiceNow Resumo da abordagem de implementação (incluindo cronograma, governança, suporte organizacional e gerenciamento de mudanças organizacionais, casos de uso)
03. Dê aos fornecedores um prazo para responder (mas também exija um cronograma de projeto recomendado!)
Primeiro, ao solicitar propostas de parceiros do ServiceNow, lembre-se de incluir um cronograma com prazos que incluam coisas como quando as respostas devem ser entregues, quando a avaliação do RFP será concluída e quando os finalistas serão anunciados. Lições: Você vai receber o que oferecer. Se você der apenas cinco dias para um fornecedor responder, é provável que não obtenha a resposta de qualidade que está procurando. Em sua resposta, você deve esperar receber um cronograma cuidadoso de seu fornecedor sobre o projeto proposto. Nós dividimos nossos projetos para incluir uma série de fases: Fase de Iniciar e Definir (estabelecer arquitetura de construção de alto nível, modelo de governança, planejamento de projetos e histórias, roteiro, consultoria ou verificação de saúde) Estágio de Planejamento e Construção (configuração da solução é concluída com revisões regulares de sprint para feedback do cliente) Fase de Teste e Transição (teste de lançamento, teste de aceitação do cliente, OCM, treinamento, documentação de capacitação) Um cronograma razoável e bem documentado que inclua testes, gerenciamento de mudanças organizacionais e treinamento indicará que seu potencial parceiro entende tanto o poder do ServiceNow quanto o escopo completo do seu projeto. Analise cuidadosamente a arquitetura e o processo de revisão de sprint para avaliar quão bem seu parceiro entende sua estrutura existente e como será trabalhar com eles. Em última análise, descobrimos que nossos clientes estão buscando mais do que “um implementador”, mas um parceiro que ajudará a orientar seu projeto e gerar valor comercial real.
04. Modelo de Governança
O primeiro passo para qualquer transformação bem-sucedida do ServiceNow (e a gestão contínua da plataforma) é estabelecer um modelo de governança. Solicite aos fornecedores suas recomendações para o desmembramento do que uma equipe pode parecer, considerando papéis e responsabilidades — não para o projeto em si, mas para a plataforma. Esta é uma área chave que vemos diferenciar implementações técnicas de jornadas de transformação digital. As seções de governança e gerenciamento de projetos também são bons lugares para perguntar quantos membros da equipe principal permanecerão em sua organização durante toda a jornada de transformação. Você quer ter certeza de que sua equipe de vendas não está destacando seus melhores talentos, apenas para substituí-los por recursos mais juniores assim que você assina a linha pontilhada.
05. Gerenciamento da Mudança Organizacional (OCM)
OCM é o “lado humano” do gerenciamento de mudanças. É um framework para gerenciar o efeito de novos processos de negócios, processos tecnológicos e mudanças em sua estrutura organizacional ou mesmo mudanças culturais dentro de uma empresa. O OCM e as estratégias de OCM estabelecem expectativas e fornecem as ferramentas necessárias para aprender novos comportamentos.
06. Projetos de Sucesso
Uma amostra, ou seja, estudos de caso de referências Sempre peça para ver estudos de caso dos fornecedores que você está considerando. É importante saber que você pode confiar no seu fornecedor não apenas em sua expertise técnica na plataforma, mas também em sua expertise em trabalhar com clientes em uma indústria e tamanho semelhantes aos da sua própria organização. Detalhe pelo menos três projetos, tamanho do cliente, indústria do cliente, soluções fornecidas e objetivos comerciais alcançados pelo cliente.
07. Plano de Parceria: vocês trabalharão bem juntos?
No final das contas, a metodologia da parceria se resume a perguntar, “como podemos melhorar a parceria um com o outro?” Nesta seção de sua RFP, pergunte aos fornecedores qual é a metodologia deles e compare-a com o modo como sua própria equipe interna trabalha. A completude da metodologia é importante. Você deve estar perguntando “como” — como vocês conduzem workshops? Como vocês coletam requisitos? Como vocês executam e constroem? Como vocês realizam testes? Como vocês definem seu plano de OCM? Como tudo isso funciona no local? Essas perguntas abertas ajudarão você a determinar se o fornecedor que está respondendo é o ajuste certo para sua organização. Cuidado com respostas prontas, o que você quer é entender o cerne do que será sua futura consultoria (e não ter alguém que está respondendo apenas para marcar uma caixa). Finalmente, o último passo para escrever um RFP matador: faça sua pesquisa nos bastidores! Verifique o que suas referências dizem sobre eles. Falar com outras pessoas que trabalharam com sua equipe prospectiva é a única maneira de você poder confirmar a perspectiva dos fornecedores sobre metodologia e parceria. Outro elemento para o seu RFP é garantir que o investimento financeiro seja “maçãs para maçãs” entre os parceiros. Por exemplo, se você estiver comparando horas totais e um parceiro incluir uma fase de testes e outro não, claramente o parceiro será mais caro inicialmente, mas economizará muito tempo em retrabalhos no futuro. Como você pode perceber, o processo de RFP é mais do que apenas verificar se um parceiro pode implementar a tecnologia. Você quer verificar se eles serão uma boa combinação cultural para sua empresa, se eles entendem sua visão geral e desejos de transformação digital e se confirmam também serem especialistas no lado humano e processual da implementação. No geral, sugerimos enviar cinco RFPs para parceiros que você pesquisou através do portal de parceiros — pense nisso, se você está solicitando respostas detalhadas, quantas delas você gostaria de ler?
Pronto para criar um RFP para impulsionar uma verdadeira transformação digital?
Produtos ServiceNow https://www.youtube.com/watch?v=XqJc1kfqbMg
288 — Now Create https://www.youtube.com/watch?v=LfLfXVDjjg0&t=334s
289 — RACI https://www.youtube.com/watch?v=ys2kNNBYrh8
290 — RIDAC https://www.youtube.com/watch?v=ZP437R4-Urk&t=175s
291 — WBS https://www.youtube.com/watch?v=xTL_wz_oIa4&t=4s
292 — Workshop https://www.youtube.com/watch?v=4E1QoCK8Dyc&t=1s
