Como Criar um Formulário no ServiceNow?

O ServiceNow é uma plataforma robusta de automação de fluxos de trabalho que permite a criação e personalização de formulários para diversas finalidades. Criar um formulário no ServiceNow pode ajudar a automatizar processos, coletar dados de maneira eficiente e melhorar a gestão de serviços. Neste artigo, vou descrever como você pode criar um formulário no ServiceNow, passo a passo.

Passo 1: Acessar o “Módulo de Formulários”

1. Faça Login no ServiceNow: Acesse sua instância do ServiceNow e faça login com suas credenciais.
2. Navegue até o Módulo de Formulários: No menu de navegação à esquerda, digite “Form Designer” na barra de pesquisa e selecione “Form Designer” ou “Form Layout” conforme a versão da sua instância.

Passo 2: Selecionar a Tabela

1. Escolha a Tabela: No Form Designer, escolha a tabela na qual você deseja criar ou editar o formulário. Se você deseja criar um formulário para uma tabela personalizada, certifique-se de que a tabela já exista.
2. Criar Nova Tabela (Opcional): Se necessário, crie uma nova tabela acessando o módulo de “Tables” (Tabelas) e configurando os campos desejados.

Passo 3: Adicionar e Configurar Campos

1. Adicionar Campos: Arraste e solte os campos necessários da seção de “Field Types” (Tipos de Campo) para o formulário. Os tipos de campo comuns incluem:

• Texto: Para entrada de texto livre.
• Número: Para valores numéricos.
• Data/Hora: Para seleção de datas e horas.
• Escolha: Para opções pré-definidas.
• Referência: Para relacionar dados de outra tabela.

Configurar Campos: Clique em cada campo para configurar suas propriedades, como nome do campo, rótulo, valores padrão e validações. Certifique-se de definir se os campos são obrigatórios ou opcionais conforme necessário.

Passo 4: Personalizar a Disposição do Formulário

1. Organizar Campos: Arraste e organize os campos no formulário para garantir uma disposição lógica e fácil de usar.
2. Adicionar Seções: Utilize seções para agrupar campos relacionados, tornando o formulário mais organizado e legível.

Passo 5: Configurar Regras de Negócio e Scripts (Opcional)

1. Regras de Negócio: Acesse o módulo de “Business Rules” (Regras de Negócio) para adicionar lógica personalizada que será executada ao criar, atualizar ou excluir registros no formulário. Isso pode incluir validações adicionais, cálculos automáticos e outros comportamentos personalizados.
2. Client Scripts: Utilize scripts do lado do cliente para manipular a interface do usuário em tempo real. Scripts podem ser usados para mostrar/ocultar campos dinamicamente, validar entradas ou realizar outras ações com base na interação do usuário.

Passo 6: Configurar Permissões de Acesso

1. Definir Permissões: Acesse o módulo de “Access Controls” (Controles de Acesso) para configurar quem pode visualizar, editar ou enviar o formulário. Assegure-se de que apenas usuários autorizados tenham acesso às funcionalidades sensíveis do formulário.

Os formulários no ServiceNow são ferramentas poderosas que permitem a coleta, gerenciamento e processamento de dados de maneira eficiente. No entanto, nem todos os formulários são iguais. Eles podem se diferenciar de várias maneiras para atender a diferentes necessidades e objetivos organizacionais. Abaixo estão algumas maneiras pelas quais os formulários no ServiceNow podem se diferenciar:

Um ponto principal a ser destacado é que muitas pessoas se referem como “formulário” tanto à interface usada pelo analista (fulfiller/resolvedor) quanto aos formulários destinados aos usuários finais, que também são conhecidos como itens de requisição, maintain item, request item ou, em alguns casos, como record producers (depende da tabela).

Propósito e Funcionalidade

• Formulários de Solicitação: Usados para permitir que os usuários façam solicitações de serviços ou itens específicos, como hardware, software, ou suporte técnico.
• Formulários de Incidente: Projetados para relatar problemas ou interrupções de serviço, facilitando a resolução de incidentes.
• Formulários de Mudança: Utilizados para gerenciar solicitações de mudança dentro da infraestrutura de TI, garantindo que as alterações sejam controladas e documentadas.
• Formulários de Cadastro: Para coletar informações detalhadas sobre novos usuários, ativos ou qualquer outro item que precise ser registrado no sistem

Estrutura e Layout

• Seções e Agrupamentos: Formulários podem ser organizados em seções para agrupar campos relacionados, tornando a navegação mais intuitiva.
• Campos Condicionais: Campos que aparecem ou desaparecem com base nas seleções feitas pelo usuário, tornando o formulário dinâmico e relevante.
• Design Personalizado: Utilização de scripts e estilos personalizados para ajustar o layout e a aparência do formulário de acordo com as necessidades específicas da empresa.

Automação e Integrações

• Workflows Automáticos: Formulários podem ser integrados a fluxos de trabalho automatizados que iniciam processos assim que um formulário é submetido.
• Integrações com Outros Sistemas: Formulários podem puxar ou enviar dados para outros sistemas, facilitando a integração e a continuidade dos processos de negócios.

No ServiceNow, os formulários de analista (ou formulários de fulllfiller/resolvedor) são interfaces essenciais para a gestão eficiente dos processos de TI. Esses formulários são utilizados por técnicos e analistas para gerenciar incidentes, solicitações, mudanças, problemas e outros itens de trabalho. Abaixo estão alguns exemplos comuns de formulários de analista e suas respectivas explicações:

Formulário de Incidente

• Descrição: Este formulário é utilizado para registrar e gerenciar incidentes. Um incidente é qualquer evento que interrompe ou reduz a qualidade de um serviço de TI.
• Campos Comuns: Número do incidente, descrição do problema, categoria, subcategoria, prioridade, solicitante, atribuição, status e notas de resolução.
• Utilidade: Permite o acompanhamento do ciclo de vida completo de um incidente, desde a sua criação até a resolução, garantindo que os problemas sejam tratados de maneira eficiente e documentada.

Formulário de Solicitação de Serviço

• Descrição: Usado para registrar e gerenciar solicitações de serviços dos usuários finais. As solicitações podem variar desde pedidos de novo hardware até acessos a sistemas específicos.
• Campos Comuns: Número da solicitação, descrição do serviço solicitado, solicitante, categoria do serviço, status, prioridade, e notas de atendimento.
• Utilidade: Facilita o processo de atendimento das necessidades dos usuários finais, assegurando que todas as solicitações sejam rastreadas e resolvidas de acordo com os SLAs (Acordos de Nível de Serviço).

1. Formulário de Solicitação de Mudança

• Descrição: Este formulário é essencial para gerenciar mudanças na infraestrutura de TI de forma controlada e documentada. Uma mudança pode incluir atualizações de software, implementações de novos sistemas, etc.
• Campos Comuns: Número da mudança, tipo de mudança, descrição, justificativa, impacto, risco, status, datas de implementação e aprovação.
• Utilidade: Garante que todas as mudanças sejam devidamente planejadas, aprovadas e comunicadas, minimizando riscos e impactos negativos para a organização.

Conclusão

Criar um formulário no ServiceNow é um processo que pode ser adaptado a diversas necessidades empresariais. Com as ferramentas e funcionalidades disponíveis, você pode criar formulários personalizados que melhoram a coleta de dados, automatizam processos e aumentam a eficiência operacional. Siga os passos descritos acima para criar formulários eficazes e alinhados às necessidades da sua organização.