A Importância da Função “Delegate” no ServiceNow para a Continuidade Operacional
No dinâmico ambiente de TI atual, a continuidade operacional é crucial para garantir que os processos empresariais fluam sem interrupções. O ServiceNow, plataforma líder em gestão de serviços, oferece uma funcionalidade poderosa chamada “Delegate”, que desempenha um papel essencial nesse contexto. Neste artigo, explorarei a importância da função “Delegate” no ServiceNow e como ela pode ser utilizada para manter a eficiência operacional, mesmo durante a ausência de usuários-chave.
O Que é a Função “Delegate”?
A função “Delegate” no ServiceNow permite que um usuário transfira suas responsabilidades e tarefas para outro usuário durante um período específico. Esta funcionalidade é particularmente útil em situações onde o titular da função estará ausente, seja por férias, licença médica ou outros motivos. A delegação garante que tarefas críticas não fiquem pendentes e que os processos continuem a ser executados conforme planejado.
Benefícios da Função “Delegate”
- Continuidade dos Processos: A principal vantagem da delegação é a manutenção da continuidade operacional. Tarefas como aprovações de solicitações de mudança, gerenciamento de incidentes e outras atividades importantes podem ser transferidas para um delegado, assegurando que nenhuma responsabilidade seja negligenciada.
- Flexibilidade e Agilidade: A delegação proporciona flexibilidade aos gestores e profissionais de TI. Em vez de interromper processos devido à ausência de um membro da equipe, as tarefas podem ser rapidamente reassigned to another competent individual.
- Melhoria na Gestão do Tempo: Ao utilizar a função “Delegate”, os gestores podem planejar suas ausências com tranquilidade, sabendo que suas responsabilidades serão geridas por alguém de confiança. Isso melhora a gestão do tempo e reduz o estresse associado a períodos de ausência.
Como Configurar a Delegação no ServiceNow
Configurar a delegação no ServiceNow é um processo simples e direto:
- Acessar Configurações de Delegação: No ServiceNow, clique no seu nome de usuário no canto superior direito e selecione “Delegação”.
- Adicionar Novo Delegado: Clique em “Novo” para criar uma nova entrada de delegação.
- Preencher Detalhes Necessários: Insira o nome do usuário delegado e o período de tempo durante o qual a delegação será válida.
- Salvar Configurações: Salve as configurações para ativar a delegação.
User menu ->click on Profile -> Check related list — Delegate->User
Exemplo Prático
Imagine que um gerente de operações de TI estará ausente por duas semanas devido a férias. Durante esse período, ele configura um delegado para aprovar quaisquer solicitações de mudança que possam surgir. O delegado, devidamente notificado, poderá aprovar ou rejeitar essas solicitações, garantindo que os projetos e processos de mudança não sofram atrasos.
Abaixo estão os campos que você pode ver no formulário de Delegado:
User — Ele será preenchido automaticamente com o nome de usuário conectado. Ele usa o Valor Padrão Dinâmico chamado Remetente. Delegado — Selecione qualquer usuário que você queira designar como seu delegado. Você deve selecionar um usuário ativo como seu delegado.
A instância só delega para usuários ativos. Você pode remover delegados desta lista a qualquer momento.
Starts — Delegados podem começar a trabalhar a partir desta data.
Ends— Delegados podem encerrar o trabalho até esta data.
Um delegado não tem acesso à delegação fora dessas datas.
Approvals— Ao selecionar esta caixa de seleção, você pode delegar usuários para aprovações. Assim, o usuário pode aprovar tarefas, itens em seu nome.
Assignments— O delegado pode visualizar e trabalhar em tarefas atribuídas a você.
All Notifications — O delegado receberá uma cópia de todos os e-mails enviados para você, exceto aqueles marcados como Convite para Reunião.
Note: Se a caixa de seleção Aprovações estiver marcada, mas Todas as notificações não estiverem, o delegado não receberá aprovações. Você pode usar a caixa de seleção Excluir delegados na guia Quem receberá no formulário de Notificação se não quiser enviar e-mails importantes para o delegado.
Meeting Invitations— O delegado recebe uma cópia das notificações por e-mail enviadas do tipo Convite para Reunião.
Enhancement — Criei uma notificação na tabela sys_user_delegate para notificar o delegado sempre que um usuário o adiciona como delegado.
Conclusão
A função “Delegate” do ServiceNow é uma ferramenta indispensável para qualquer organização que busca manter a continuidade operacional e a eficiência dos processos, mesmo diante de ausências temporárias de membros-chave da equipe. Ao utilizar essa funcionalidade, as empresas podem assegurar que todas as responsabilidades sejam geridas de maneira eficaz, minimizando riscos e mantendo a produtividade.
A delegação, quando bem implementada, não só protege a integridade dos processos de TI como também promove uma cultura de responsabilidade compartilhada e resiliência organizacional. Portanto, encorajo todas as organizações que utilizam o ServiceNow a explorar e aproveitar ao máximo a função “Delegate” para melhorar sua gestão de serviços e assegurar operações contínuas e eficazes.
- Certifique-se de que os delegados saibam desde o início que estão assumindo responsabilidade enquanto você estiver ausente.
- Os delegados devem ser apenas usuários ativos do sistema.
- Você pode delegar diferentes responsabilidades a pessoas diferentes.
- É importante observar que a delegação NÃO é retroativa no sistema.
- Os delegados não são proprietários de seus tíquetes ou aprovações, eles trabalham em seu nome enquanto você mantém a propriedade desses registros.
- Os usuários aos quais você delega responsabilidade veem todas as tarefas pendentes e aprovações, independentemente do período de delegação.
- A delegação não se propaga. Quando um usuário age como delegado para outro usuário, o delegado não pode, por sua vez, delegar a terceiros. O delegado original é o único usuário que recebe atribuições e notificações.
